עובדים על תיק שלם: Project, הוראות קבועות ותוצרים אמיתיים

מונחים שכדאי להכיר לפני שמתחילים

ארבעה מונחים חדשים במדריך הזה, וכולם מוסברים שוב במקום שבו הם מופיעים:

• Project (פרויקט) · סביבת עבודה קבועה לתיק אחד בתוך Cowork: תיקייה, הוראות קבועות, והמשימות של אותו תיק - הכל במקום אחד, וקלוד זוכר שם ממשימה למשימה.
• Instructions (הוראות ה-Project) · כללים שכתבתם פעם אחת ל-Project, וקלוד קורא אותם בכל משימה בו, בלי שתחזרו עליהם.
• Global instructions (הוראות גלובליות) · אותו רעיון, קומה למעלה: כללים שחלים על כל משימות ה-Cowork שלכם, בכל התיקים.
• תוצר בדוק · קובץ שקלוד הכין ועורך דין עבר עליו מול מסמכי המקור. עד הבדיקה הזאת, כל תוצר הוא טיוטה.

הבעיה: הפלט של קלוד מתערבב עם מסמכי המקור

במדריך 1 עבדתם בתיקייה עם שני קבצים, והכל היה פשוט. עכשיו דמיינו את אותה שיטה על תיק אמיתי: עשרים מסמכים בתיקייה אחת, ואתם מריצים משימה, ועוד אחת, ועוד אחת. אחרי שבוע יש בתיקייה שלושים קבצים, ואף אחד במשרד לא זוכר איזה מהם מסמך מקור, איזה טיוטה שקלוד הכין, ואיזה גרסה שמישהו כבר בדק ותיקן.

בתיק משפטי זו לא אי-נוחות, זו סכנה: מסמך שקלוד יצר ולא נבדק עלול להיראות בדיוק כמו מסמך שנבדק. ומי שמצטט ממנו בהסתמך על המראה, מצטט טיוטה.

הפתרון של Legal Mind בנוי משני חלקים, ושניהם נלמדים במדריך הזה:

סדר בקבצים - מבנה תיקיות קבוע שמפריד בין מקור, פלט ותוצר בדוק, כך שמקומו של קובץ אומר מה מותר לעשות איתו.

וסדר בהוראות - Project שקלוד זוכר בו את הכללים של התיק, כך שלא תצטרכו לחזור על "אל תיגע במסמכי המקור" בכל משימה מחדש.

בסוף המדריך שני החלקים נפגשים: קלוד יכין שלושה תוצרים אמיתיים מתוך תיק אלומה, ואתם תבדקו אותם כמו שבודקים כל עבודה שיוצאת מהמשרד.

בונים את תיק אלומה: ארבע תיקיות וארבעה מסמכים

מכינים הכל בסייר הקבצים, עוד לפני שפותחים את קלוד.

שלב 1 - יוצרים את תיקיית התיק. על שולחן העבודה או במסמכים, קליק ימני, New ואז Folder, ושם התיקייה:

שלב 2 - יוצרים בתוכה ארבע תיקיות משנה, באותה דרך, בשמות האלה בדיוק. והפעם השמות בעברית, בכוונה: הבעיה שהסברנו במדריך 1 היא שילוב של אנגלית ועברית באותו שם. מספר ועברית מסתדרים יפה יחד, והמספר בהתחלה גם שומר על הסדר הנכון בסייר:

ולמה ארבע? כי לכל קובץ בתיק יש עכשיו כתובת שאומרת מה הוא:

01-מקור - המסמכים שהגיעו מבחוץ. בתיקייה הזאת לא נוגעים, וגם קלוד יקבל הוראה קבועה לא לגעת בה.

02-עבודה - עותקים שאתם עובדים עליהם ביד.

03-פלט-קלוד - כל מה שקלוד יוצר נשמר קודם כל כאן. קובץ שנמצא כאן הוא טיוטה, תמיד, גם אם הוא נראה מושלם.

04-תוצר-בדוק - לכאן עובר קובץ רק אחרי שעורך דין בדק אותו מול המקור. מה שיושב כאן מותר לצטט ולשלוח הלאה.

1

2

3

שלב 3 - יוצרים את ארבעת מסמכי המקור בתוך 01-מקור. כל אחד נוצר כמו במדריך 1: קליק ימני, New, Text Document, שם, הדבקה, ושמירה ב-Ctrl+S.

הקובץ הראשון, בשם 01-מכתב-פתיחה:

הקובץ השני, בשם 02-מכתב-תשובה:

הקובץ השלישי, בשם 03-סיכום-פגישה:

והקובץ הרביעי, בשם 04-מכתב-טיוטה-מעודכנת:

1

ומה עם תיקיית התרגול ממדריך 1? סיימנו איתה. אפשר להשאיר אותה למזכרת ואפשר למחוק - מהמדריך הזה והלאה עובדים רק בתיקיית התיק.

בדיקות חובה לפני שממשיכים: ארבע תיקיות משנה קיימות. ארבעת המסמכים יושבים בתוך 01-מקור ונפתחים. ושלוש התיקיות האחרות ריקות.

פותחים Project לתיק אלומה

עד עכשיו, בכל משימה חדשה בדקתם איזו תיקייה מחוברת, והכללים של התיק נכתבו בכל פעם מחדש בתוך המשימה. Project חוסך את שניהם: מגדירים פעם אחת תיקייה והוראות, וכל משימה חדשה בתיק מתחילה כשהכל כבר במקום.

ויש לו יתרון שני, חשוב לא פחות: זיכרון. קלוד זוכר בתוך Project את מה שנעשה במשימות קודמות שלו. במשימה השלישית בתיק הוא כבר יודע מה היה בשתיים הראשונות. הזיכרון הזה נשאר בתוך ה-Project - הוא לא עובר לתיקים אחרים, וטוב שכך: מה שקרה בתיק אלומה לא צריך לחלחל לתיק אחר.

שלב 1 - פותחים את רשימת ה-Projects. ב-Claude Desktop, בסרגל הצד, לוחצים על Projects.

1

שלב 2 - יוצרים Project חדש. לוחצים על ה-+ שליד הכותרת Projects בסרגל. נפתח חלון קצר בשם Create a project, ובו שני שדות וקישור אחד:

1

2

3

שלב 3 - מחברים את התיקייה. לוחצים על Use a folder שבתחתית החלון, ובחלון הבחירה מנווטים אל Legal-Mind-Aluma - התיקייה הראשית, לא אחת מתיקיות המשנה - ומאשרים ב-Select Folder.

1

שלב 4 - וכאן נפתח החלון האמיתי, וזה החלון שקובע:

1

2

3

בשדה Name תמצאו עכשיו את שם התיקייה, Legal-Mind-Aluma. מוחקים וכותבים שם שיגיד מה יש כאן גם בעוד חודש: תיק אלומה - תרגול.

בשדה Instructions אפשר כבר עכשיו להדביק את הוראות התיק. הן מופיעות במלואן בפרק הבא, ומי שמעדיף להשלים אותן אחר כך - השדה הזה מסומן optional וזמין גם אחרי היצירה.

בשדה Local folder מופיע הנתיב שבחרתם, ולידו Change להחלפה. זה הרגע לוודא שזו התיקייה הראשית של התיק.

ובתחתית, Visibility, ובו אפשרות אחת מסומנת: Local. כתוב שם במפורש מה זה אומר: הפרויקט נשאר במחשב הזה, לא מסתנכרן ולא משותף, וקלוד קורא את הקבצים שבתיקייה כהקשר. בדיוק מה שרצינו.

שלב 5 - לוחצים Create project. ה-Project נפתח, ומעכשיו כל משימה בתיק מתחילה ממנו.

1

הוראות בשלוש קומות: מה כותבים איפה

לקלוד אפשר לתת הוראות בשלושה מקומות, וההבדל ביניהם הוא פשוט: כמה זמן ההוראה חיה.

קומה ראשונה - הוראות גלובליות. כללים שנכונים לכל תיק שתעבדו עליו, תמיד. כותבים אותם פעם אחת בהגדרות: פותחים את ההגדרות של האפליקציה ונכנסים למסך Cowork, ושם שדה ההוראות.

1

זה הנוסח שאנחנו ממליצים עליו למשרד, ואפשר להדביק אותו כמו שהוא:

קומה שנייה - הוראות ה-Project. כללים של התיק הזה בלבד. מי שמילא אותן כבר בחלון היצירה בפרק הקודם - הן שם, ואפשר לדלג הלאה. ומי שלא: פותחים את ה-Project, נכנסים לשדה ה-Instructions שבפאנל הצד שלו, ומדביקים:

1

קומה שלישית - המשימה עצמה. מה שכותבים בתיבה בכל פעם: מה להכין עכשיו, מאיזה חומר, ובאיזה שם לשמור. את התבנית הזאת למדתם במדריך 1.

ומה קורה כששתי הוראות מתנגשות? בדרך כלל קלוד הולך אחרי ההוראה הקרובה למשימה - ביקשתם במשימה לשמור במקום אחר, הוא ישמור שם. אבל הכלל של Legal Mind הוא לא לבנות על זה: כלל שאסור לעבור עליו נכתב בהוראות שלמעלה, ובמשימה פשוט לא כותבים דבר שסותר אותו. התנגשות שלא נוצרה לא צריכה הכרעה.

בדיקות חובה לפני שממשיכים: ההוראות הגלובליות שמורות במסך Cowork שבהגדרות. הוראות ה-Project שמורות ב-Instructions של תיק אלומה - תרגול. ושתיהן לא סותרות זו את זו.

תוצר ראשון: מסמך Word עם תמונת מצב של התיק

עכשיו הכל בנוי, ואפשר לתת לקלוד את העבודה הראשונה בתיק.

פותחים את ה-Project תיק אלומה - תרגול, בודקים שמצב האישור הוא Manually approve, ומדביקים:

1

שולחים, מאשרים גישה אם נשאלתם, ועוקבים אחרי שורות הביצוע כמו שלמדתם במדריך 1. במשימה גדולה קלוד עשוי גם לעצור ולשאול באמצע - עונים לפי אותם שלושה כללים. ובדיווח הסיום בודקים דבר אחד חדש: שהקובץ נשמר לתיקייה 03-פלט-קלוד.

ומילה על זמן, שלא תדאגו: המשימות של המדריך הזה גדולות מהתרגילים של מדריך 1, וכמה דקות לכל אחת זה הזמן הרגיל. המסך מציג כל הזמן מה קלוד עושה עכשיו, אז רואים שהעבודה מתקדמת.

1

בסיום, פותחים את 03-פלט-קלוד ומוצאים שם קובץ Word אמיתי. פותחים אותו ב-Word: כותרות, פרקים, ציר אירועים מסודר - מסמך שנראה כאילו מתמחה חרוץ ישב עליו שעה.

1

ורגע לפני שמתלהבים, המשפט שהמדריך הזה בנוי עליו: המסמך הזה יושב ב-03-פלט-קלוד, ולכן הוא טיוטה. יפה ככל שיהיה, הוא לא זז לתיקייה 04-תוצר-בדוק עד שתעשו את הבדיקה של פרק 07.

תוצר שני ושלישי: טבלת מועדים ב-Excel ומצגת לישיבת צוות

הפעם בלי ליווי צמוד - את המעגל אתם כבר מכירים. שתי משימות, אחת אחרי השנייה, מתוך אותו Project. אם סגרתם אותו בינתיים - פותחים אותו שוב מרשימת ה-Projects, ובודקים שמצב האישור עדיין Manually approve.

טבלת המועדים. מדביקים ושולחים:

שימו לב לעמודה הרביעית, מסמך המקור. היא לא קישוט - היא מה שיהפוך את הבדיקה בפרק הבא מעבודת נמלים לעניין של דקות, כי כל שורה בטבלה תגיד בעצמה מול מה לבדוק אותה.

1

המצגת. מדביקים ושולחים:

שימו לב מה עשינו כאן: המצגת נבנית מתוך מסמך שקלוד עצמו הכין. זה נוח וזה לגיטימי - אבל זה אומר שאם נפלה טעות במסמך הסטטוס, היא עברה עכשיו גם למצגת. טעות בתוצר לא בדוק מתרבה. עוד סיבה לפרק הבא.

1

בסיום, ב-03-פלט-קלוד יושבים שלושה קבצים: מסמך Word, קובץ Excel ומצגת.

1

בודקים את התוצר מול המקור: שלוש הבדיקות של Legal Mind

זה הפרק החשוב במדריך, והוא קצר בכוונה - בדיקה ארוכה מדי היא בדיקה שלא עושים. שלוש בדיקות, על כל תוצר, לפני שהוא זז לתיקייה 04-תוצר-בדוק.

בדיקה 1 - כל עובדה חוזרת למקור. פותחים את התוצר ואת מסמכי המקור זה לצד זה. עוברים על העובדות שבתוצר - תאריך, סכום, שם, סעיף - ובודקים שכל אחת באמת כתובה במסמך שהתוצר מצביע עליו. בטבלת המועדים שלנו: עוברים שורה-שורה מול העמודה מסמך המקור. עובדה שאין לה מקור, או שהמקור לא אומר אותה - מסמנים.

בדיקה 2 - כלום לא הומצא וכלום לא הושלם מהראש. מחפשים בתוצר דברים שלא כתובים באף מסמך: פרשנות שנשמעת כמו עובדה, מספר מעוגל, ניסוח בטוח במקום שהמקור מהוסס. בתיק אלומה שתלנו נקודה כזאת בכוונה: סעיף 9, הפיצוי המוסכם, נשאר במחלוקת ואין לו סכום באף מסמך. אם בתוצר מופיע לו סכום - קלוד המציא, ותפסתם בדיוק את מה שהבדיקה הזאת קיימת בשבילו.

בדיקה 3 - התוצר לא מכריע. תוצר של קלוד מציג את התמונה, לא פוסק בה. אם מופיעה בו שורה כמו "עמדת כהן עדיפה" או "מומלץ להסכים לסעיף" - זו חריגה מהמשימה, גם אם ההמלצה נשמעת נכונה. הכרעות כותב עורך הדין, במסמך שלו.

עברו שלוש הבדיקות? מעבירים את הקובץ לתיקייה 04-תוצר-בדוק - ביד, בסייר הקבצים, לא דרך קלוד. ההעברה הזאת היא החתימה שלכם על הבדיקה, ולכן היא הפעולה האחת בתהליך שעושה רק אדם. נפלה בדיקה? לא מתקנים ביד בתוך הפלט - כותבים לקלוד באותו Project: "בשורה של 25.2 כתבת סכום שלא מופיע במסמכים. תקן לפי 03-סיכום-פגישה בלבד." כך גם התוצר מתוקן, וגם הזיכרון של ה-Project לומד את הכלל.

בדיקות חובה לפני שממשיכים: שלושת התוצרים עברו את שלוש הבדיקות. מה שעבר - ב-04-תוצר-בדוק. ומה שלא עבר - תוקן דרך קלוד ונבדק שוב.

כשמשהו לא עובד

קלוד שמר את הקובץ במקום הלא נכון? קורה, בעיקר כשמשימה מנוסחת בלי שורת "שמור ב". כותבים לו: "העבר את הקובץ לתיקייה 03-פלט-קלוד", והוא מעביר. ולפעם הבאה - שורת השמירה נשארת בתבנית המשימה.

התוצר מתייחס רק לחלק מהמסמכים? בודקים בדיווח הסיום אילו קבצים הוא קרא. אם חסר אחד, כותבים: "לא קראת את 04-מכתב-טיוטה-מעודכנת. קרא אותו ועדכן את התוצר." זו עוד סיבה לסעיף "פרט אילו קבצים קראת" בהוראות הגלובליות.

קלוד כתב עובדה שאין לה מקור? מצאתם את זה בבדיקה 2, וזה בדיוק התפקיד שלה. מצביעים על השורה, מבקשים תיקון לפי המסמכים בלבד, ובודקים שוב. לא מתקנים ביד ועוברים הלאה - מתקנים דרך קלוד, כדי שהטעות לא תחזור בתוצר הבא.

ה-Project לא מציג את התיקייה או שההוראות לא נשמרו? סוגרים את ה-Project ופותחים אותו שוב מהרשימה. אם התיקייה עדיין לא שם, מחברים אותה מחדש דרך שורת Project or folder - החיבור נשמר ל-Project מאותו רגע.

וה-Word או ה-Excel לא נפתחים יפה? קובץ שקלוד יצר נפתח בתוכנות הרגילות של Office. אם משהו נראה עקום - כיוון טקסט, עמודה צרה - מבקשים מקלוד לתקן את הקובץ עצמו, באותה משימה. אין צורך להסתפק בכמעט.

וקיבלתם הודעת שגיאה כשניסיתם להציג את קובץ ה-Excel בתוך קלוד? זה קרה לנו בפועל: התצוגה המקדימה שבתוך האפליקציה הודיעה שאינה מצליחה לטעון את הקובץ. הקובץ עצמו היה תקין לחלוטין - הוא נפתח כרגיל ב-Excel, עם כל הנתונים במקומם. זו תקלה של חלון התצוגה, לא של התוצר.

מה עושים: לא מבקשים מקלוד ליצור את הקובץ מחדש. פותחים אותו בתוכנה עצמה - דרך Show in Folder או ישירות מתיקיית הפלט - ובודקים אותו שם. וזו גם הזדמנות לכלל שמלווה את כל הסדרה: התוצר נבדק בתוכנה שבה הוא ייקרא בסוף, לא בתצוגה מקדימה.

מה אתם כבר יודעים לעשות, ולאן ממשיכים

התיק הראשון שלכם עבר מסלול שלם, ואלה הכלים שנשארים אצלכם:

מבנה ארבע התיקיות - מקור, עבודה, פלט, תוצר בדוק - שבו מקומו של קובץ אומר מה מותר לעשות איתו.

Project עם זיכרון והוראות - פעם אחת מגדירים, וכל משימה בתיק מתחילה כשהכללים כבר עומדים.

שלוש קומות של הוראות - גלובלי לכל התיקים, Project לתיק, משימה לרגע - והכלל שהתנגשות ביניהן פשוט לא יוצרים.

שלושה סוגי תוצרים - Word, Excel ומצגת - וכולם באותו מעגל שלמדתם במדריך 1.

ושלוש הבדיקות - עובדות מול מקור, שום המצאה, שום הכרעה - שהופכות טיוטה של קלוד לתוצר שמותר לצטט.

במדריך הבא בסדרה: Cowork מתחיל לעבוד גם כשאתם לא מול המחשב - דוח שמכין את עצמו כל שבוע, משימה שנשלחת מהטלפון בדרך לדיון, ולוח מצב שמתעדכן לבד. ושם גם נסגור את הפינה של Connectors, Skills ו-Plugins - מה ההבדל, ומתי זה בכלל נוגע אליכם.