לבחור תהליך ולאפיין אותו

מוכן או משלכם, ולפי מה בוחרים

במדריך הקודם התקנתם סקיל מוכן והוא עבד. אז מדוע להמשיך?

נחזור לרגע למה שקרה שם. ביקשנו מסמך עמדה לקראת גישור, והסקיל שאל עשר שאלות לפני שכתב מילה. הוא שאל מי הצדדים, מה מטרת המסמך, ומה חסר בעובדות. שאלות טובות, וכל אחת מהן נכונה לכל מסמך שנכתב אי פעם.

וזו בדיוק המגבלה. הן נכונות לכל מסמך, ולכן אינן מכירות אף אחד מהם לעומק.

סקיל כללי אינו יודע שבמשרד שלכם כל תיק גישור נפתח בבדיקת התיישנות. אינו יודע שאתם מבקשים תמיד את נסח הטאבו לפני שמנסחים סעיף בטוחות. אינו יודע מה השתבש לכם פעם אחת לפני שלוש שנים ומאז אתם בודקים אותו בכל תיק.

הידע הזה קיים אצלכם בראש, והוא מה שמבדיל בין עורך דין ותיק לחדש. סקיל שבניתם הוא הדרך לרשום אותו פעם אחת ולהפעיל אותו בכל תיק.

מה עושים במדריך הזה, ומה לא

לפני שבונים משהו, כדאי לוודא שהתהליך עצמו ראוי לבנייה. תהליך שאינו יציב, שאין לו תוצר ברור, או שתלוי כמעט כולו בשיקול דעת משתנה, יהפוך לסקיל שמפריע יותר משהוא עוזר.

אז נעשה כאן שני דברים. תחילה נבדוק איזה כלי מתאים בכלל, כי לא כל בקשה חוזרת מצדיקה סקיל, ולעיתים התשובה היא Project או פרומפט שמור. אחר כך, אם התשובה היא סקיל, נאפיין את התהליך לעומק ונצא מכאן עם מסמך אפיון מלא.

לא נכתוב כאן אף שורה של סקיל. הבנייה עצמה היא הנושא של המדריך הבא, והיא תהיה קלה בהרבה אם נגיע אליה עם אפיון מסודר ביד.

כיצד Skill שונה מיכולות אחרות ב-Claude?

כאשר מתחילים לעבוד עם כלי בינה מלאכותית, קל להתבלבל בין יכולות שונות. נתחיל בשלוש היכולות שמגדירות את הבקשה, את סביבת העבודה ואת התהליך:

• בקשה שכותבים בשיחה.
• סביבת עבודה שמרכזת חומר של תיק או פרויקט.
• תהליך עבודה קבוע שרוצים להפעיל שוב ושוב.

לכל אחד מהצרכים האלה מתאים פתרון אחר:

• Prompt מתאים לבקשה שמבצעים עכשיו.
• Project מתאים לריכוז החומר וההקשר של עניין מסוים.
• Skill מתאים לתהליך עבודה שחוזר על עצמו.

אין כאן יכולת אחת שטובה יותר מן האחרות. השאלה היא מה אתם מנסים לשמר: את הבקשה, את חומרי התיק או את שיטת העבודה.

1. מהו Prompt?

Prompt הוא ההוראה שאתם כותבים למערכת בשיחה.

הוא יכול להיות קצר:

סכם את המסמך המצורף בחמש נקודות.

והוא יכול להיות מפורט מאוד:

קרא את כל המסמכים שהועלו, בנה רשימה של הצדדים, חלץ את התאריכים המרכזיים, הפרד בין עובדות לטענות, סמן מסמכים חסרים והצג את התוצאה בטבלה הכוללת מקור לכל ממצא.

שני הנוסחים הם Prompts. ההבדל הוא רק ברמת הפירוט.

מתי Prompt מתאים?

Prompt מתאים כאשר:

• המשימה חד-פעמית.
• ההוראות קצרות יחסית.
• אתם רוצים להתאים את הבקשה בכל פעם למקרה המסוים.
• התהליך עדיין נמצא בניסוי.
• אין צורך בקובצי עזר קבועים.
• אין צורך לשמר את ההוראות לשימוש של אנשים נוספים.

דוגמה

עורך דין מקבל הסכם קצר ורוצה להבין במהירות אילו סעיפים עוסקים בתקופת ההסכם ובאפשרות הביטול.

הוא יכול לכתוב:

אתר בהסכם את הסעיפים העוסקים בתקופת ההתקשרות, הארכה וביטול. הצג לכל סעיף את מספרו, תוכנו בקצרה ונקודה אחת שכדאי לבדוק.

זו בקשה מוגדרת למשימה מסוימת. אין צורך לבנות עבורה Skill.

2. האם Prompt מפורט יכול להחליף Skill?

לפעמים Prompt מפורט יכול לתת תוצאה מצוינת.

ניתן לכתוב בו:

• מה לבדוק.
• באיזה סדר לפעול.
• כיצד להציג את התוצר.
• אילו דברים אסור להניח.
• מתי לציין שחסר מידע.
• כיצד להפריד בין עובדות למסקנות.

לכן ההבדל בין Prompt לבין Skill אינו ש-Prompt הוא תמיד פשוט ו-Skill תמיד מורכב.

ההבדל המרכזי הוא כיצד ההוראות נשמרות ומופעלות לאורך זמן.

כאשר עובדים עם Prompt מפורט בלבד

בכל פעם שהתהליך חוזר, צריך בדרך כלל:

1. למצוא את הנוסח העדכני של ה-Prompt.
2. להעתיק אותו לשיחה חדשה.
3. לבדוק שלא נשמט ממנו חלק.
4. לצרף מחדש את הקבצים והתבניות הדרושים.
5. להתאים את ההוראות למקרה הנוכחי.
6. לזכור אילו שיפורים נוספו בעקבות ביצועים קודמים.
7. לוודא שכל אנשי הצוות משתמשים באותה גרסה.

כאשר רק אדם אחד מבצע את המשימה לעיתים רחוקות, ייתכן שזה מספיק.

כאשר המשימה חוזרת לעיתים קרובות, כוללת כמה שלבים או מבוצעת על ידי כמה אנשים, שיטת ההעתקה מתחילה להיות קשה לניהול.

3. מהו Prompt שמור?

במונח „Prompt שמור” הכוונה כאן אינה בהכרח לפיצ'ר מסוים בפלטפורמה. הכוונה היא לטקסט שהמשתמש שומר לעצמו במקום כלשהו, למשל:

• מסמך Word.
• קובץ טקסט.
• מסמך משותף במשרד.
• הודעה שנשמרה.
• מאגר Prompts פנימי.
• תבנית שמעתיקים בכל פעם לשיחה חדשה.

שמירת ה-Prompt פותרת בעיה אחת חשובה: אין צורך לנסח את הבקשה מחדש בכל פעם.

אבל היא אינה פותרת בהכרח את כל בעיות ניהול התהליך.

המגבלות של Prompt שמור

צריך להעתיק אותו בכל פעם

המשתמש עדיין צריך למצוא את הנוסח הנכון ולהכניס אותו לשיחה.

קובצי העזר אינם בהכרח מצורפים אליו

אם התהליך דורש תבנית, רשימת בדיקה או דוגמה, צריך לזכור לצרף אותם בנפרד.

עלולות להיווצר כמה גרסאות

אדם אחד משתמש בגרסה ישנה, אחר הוסיף הוראה חדשה ואדם שלישי קיצר את הנוסח.

קשה לדעת מהי הגרסה המאושרת

בלי ניהול מסודר, Prompt עשוי להמשיך להסתובב גם לאחר שהנוהל המשרדי השתנה.

ההפעלה תלויה בזיכרון המשתמש

האדם צריך לדעת שה-Prompt קיים, להבין מתי להשתמש בו ולבחור בעצמו את הקובץ הנכון.

קשה לנהל תהליך הכולל כמה חלקים

Prompt ארוך מאוד יכול לכלול שלבים רבים, אבל ככל שהוא גדל, קשה יותר לקרוא אותו, לעדכן אותו ולבדוק שאין בו הוראות סותרות.

4. במה Skill שונה מ-Prompt שמור?

Skill נועד לשמר לא רק את נוסח הבקשה, אלא את כל מסגרת העבודה החוזרת.

הוא יכול לרכז במקום אחד:

• את ההוראות.
• את שלבי העבודה.
• את התנאים שבהם נכון להשתמש בתהליך.
• את קובצי העזר.
• את הדוגמאות.
• את מבנה התוצר.
• את המצבים שבהם צריך לעצור.
• את כללי הבדיקה.

הבחנה פשוטה

Prompt שמור עוזר לכם לא לכתוב שוב את אותה בקשה.
Skill עוזר לכם לא לבנות שוב את אותו תהליך.

דוגמה

נניח שהמשרד משתמש שוב ושוב בתהליך להכנה לפגישת לקוח.

Prompt שמור עשוי לומר:

נתח את המסמכים המצורפים, הצג מסמכים חסרים, סתירות, מועדים חשובים ושאלות לפגישה.

זהו Prompt שימושי, אך בכל שיחה עדיין צריך להחליט:

• אילו מסמכים אמורים להיות בתיק.
• מה נחשב סתירה מהותית.
• כיצד להציג מידע שלא אומת.
• מהו מבנה המזכר.
• מתי המערכת צריכה לעצור.
• אילו שאלות מחייבות הכרעה של עורך הדין.

Skill יכול לכלול גם:

• רשימת מסמכים נדרשים.
• כללים למיפוי החומר.
• הבחנה בין עובדה, טענה והשערה.
• מבנה קבוע למזכר.
• דוגמה לתוצר תקין.
• הנחיה לעצור כאשר קיימות גרסאות סותרות.
• הוראה לא לנסח מסקנה משפטית סופית.
• בדיקה שכל ממצא מקושר למקור.

לכן Skill מתאים כאשר המשרד רוצה לשמר את הדרך שבה המשימה מבוצעת, ולא רק את המשפט שבו מבקשים לבצע אותה.

5. מהו Project?

Project הוא סביבת עבודה שמרכזת שיחות, מסמכים והוראות הקשורים לעניין מסוים.

לדוגמה:

• תיק של לקוח.
• עסקה.
• הליך משפטי.
• מחקר.
• פרויקט כתיבה.
• הכנת הדרכה.
• תהליך הטמעה במשרד.

במקום להעלות מחדש את אותם מסמכים בכל שיחה, ניתן לרכז אותם בתוך Project ולהמשיך לעבוד על אותו עניין לאורך זמן.

מה יכול להימצא בתוך Project?

• שיחות הקשורות לעניין.
• מסמכי רקע.
• טיוטות.
• חומרי מחקר.
• מידע על הצדדים.
• הוראות ייחודיות לאותו עניין.
• תוצרים שנבנו במהלך העבודה.

ה-Project מספק למערכת את ההקשר של העניין המסוים.

דוגמה

משרד מטפל בתביעה מסחרית.

בתוך Project של התיק ניתן לרכז:

• כתב תביעה.
• כתב הגנה.
• הסכמים.
• התכתבויות.
• תצהירים.
• פרוטוקולים.
• טבלת מועדים.
• שיחות קודמות בנוגע לתיק.

כך אין צורך להתחיל בכל שיחה מחדש ולהסביר מי הצדדים ומה כבר נעשה.

6. במה Skill שונה מ-Project?

זוהי ההבחנה החשובה ביותר:

Project שומר את החומר וההקשר של עניין מסוים.
Skill שומר את שיטת העבודה שניתן להפעיל בעניינים שונים.

Project עונה על השאלה:

על איזה תיק, לקוח או פרויקט אנחנו עובדים?

Skill עונה על השאלה:

כיצד אנחנו רוצים לבצע את סוג המשימה הזה?

דוגמה

Project של תיק א'

מכיל את המסמכים, ההתכתבויות והעובדות של תיק א'.

Project של תיק ב'

מכיל את המסמכים, ההתכתבויות והעובדות של תיק ב'.

Skill לבניית כרונולוגיה

מגדיר כיצד לבנות כרונולוגיה:

• אילו תאריכים לחלץ.
• כיצד לקשר אירוע למקור.
• כיצד לסמן תאריך משוער.
• כיצד לטפל בסתירה בין מסמכים.
• באיזה מבנה להציג את הכרונולוגיה.
• מתי לעצור ולבקש בדיקה.

אותו Skill יכול לשמש בתיק א' ובתיק ב', אף שהחומר בכל Project שונה.

7. האם Project יכול להכיל הוראות עבודה?

כן. בתוך Project ניתן להגדיר הוראות הקשורות לאותו עניין.

לדוגמה:

• שמות הצדדים.
• אופן הפנייה ללקוח.
• מונחים מוסכמים.
• מבנה שמות הקבצים.
• כלל שלפיו יש להסתמך רק על הגרסה האחרונה של מסמך.
• דרישה לציין בכל תשובה את המסמך שממנו נלקח המידע.

אבל עצם הכנסת הוראות לתוך Project אינה הופכת אותן אוטומטית ל-Skill.

מתי הוראות Project מספיקות?

כאשר ההוראות ייחודיות לתיק או לפרויקט אחד.

לדוגמה:

בפרויקט זה, „החברה” היא חברת אלפא בע"מ ו„הספק” הוא חברת בטא בע"מ.

זו הוראה שמתאימה ל-Project המסוים.

מתי Skill מתאים יותר?

כאשר אותה שיטת עבודה צריכה לשמש בתיקים רבים.

לדוגמה:

בכל בניית כרונולוגיה, הפרד בין תאריך המסמך, מועד האירוע והתאריך שבו המידע נמסר.

זהו כלל תהליכי שניתן להפעיל בתיקים שונים, ולכן הוא מתאים יותר ל-Skill.

8. דוגמה מלאה - אותה משימה בשלוש דרכים

נניח שעורך דין צריך להכין את עצמו לפגישת לקוח.

באמצעות Prompt

הוא כותב בשיחה:

קרא את המסמכים המצורפים, סכם את מצב התיק והכן רשימת שאלות לפגישת הלקוח.

מתאים כאשר מדובר בבקשה חד-פעמית ופשוטה.

באמצעות Project

הוא פותח Project לתיק ומעלה אליו:

• הסכמים.
• התכתבויות.
• טיוטות.
• פרטי הצדדים.
• מסמכים שנאספו לאורך הטיפול.

Project שומר את חומרי התיק ואת השיחות הקשורות אליו.

באמצעות Skill

הוא משתמש ב-Skill להכנה לפגישת לקוח, שמגדיר:

1. כיצד למפות את המסמכים.
2. אילו סוגי מסמכים נדרשים.
3. כיצד להפריד בין עובדה לטענה.
4. כיצד לסמן סתירות.
5. כיצד לזהות מידע חסר.
6. אילו שאלות להכין.
7. כיצד לבנות את מזכר ההכנה.
8. מתי לעצור ולהעביר את העניין לעורך הדין.

השילוב האפשרי

ניתן להשתמש בשלושתם יחד:

• ה-Project מכיל את חומרי התיק.
• ה-Skill מגדיר כיצד להכין את הפגישה.
• ה-Prompt מסביר מה נדרש עכשיו, למשל:

השתמש בסקיל להכנה לפגישת לקוח ובדוק את החומרים בפרויקט. התמקד בשינויים שנוספו מאז הפגישה הקודמת.

כל רכיב ממלא תפקיד אחר.

השוואה בין שבע היכולות

היכולות אינן חלופות בלעדיות ואפשר לשלב ביניהן: Project יכול להכיל את חומרי התיק, Skill יכול להגדיר את התהליך החוזר, Connector יכול לספק גישה למערכת חיצונית, ו-Prompt יכול להגדיר את הבקשה המיידית.

כיצד מחליטים?

שאלו ארבע שאלות:

1. האם מדובר במשימה חד-פעמית?

כאשר התשובה חיובית, התחילו ב-Prompt.

2. האם אני צריך לרכז חומר של תיק או עניין מסוים?

כאשר התשובה חיובית, Project עשוי להתאים.

3. האם אני חוזר ומעתיק את אותן הוראות?

כאשר התשובה חיובית, בדקו אם מדובר רק בנוסח שחוסך זמן או בתהליך רחב יותר שראוי להפוך ל-Skill.

4. האם צריך לשמר גם את השלבים, הקבצים, החריגים והבדיקות?

כאשר התשובה חיובית, Skill הוא בדרך כלל האפשרות המתאימה יותר.

תיבת סיכום

מה שומרים בכל כלי?

Prompt

שומר את הבקשה בתוך השיחה שבה נכתבה.

Prompt שמור

שומר נוסח שניתן להעתיק ולהשתמש בו שוב.

Project

שומר את חומרי הרקע וההקשר של עניין מסוים.

Skill

שומר את שיטת העבודה החוזרת.

בדיקת הבנה

בחרו משימה אחת שאתם מבצעים בעבודה ושאלו:

1. האם אני מבצע אותה פעם אחת או באופן חוזר?
2. האם החומר שייך לתיק מסוים?
3. האם אני מעתיק בכל פעם את אותן הוראות?
4. האם יש קבצי עזר שחוזרים בכל ביצוע?
5. האם יש סדר פעולות קבוע?
6. האם קיימים מצבים שבהם צריך לעצור?
7. האם אנשים נוספים במשרד צריכים לבצע את התהליך באותה דרך?
8. האם צריך לנהל ולעדכן את ההוראות לאורך זמן?

כאשר מדובר רק בבקשה אחת, השתמשו ב-Prompt.

כאשר צריך לרכז את החומר של תיק מסוים, השתמשו ב-Project.

כאשר צריך לשמר תהליך שחוזר על עצמו, Skill עשוי להיות הפתרון המתאים.

מעבר לפרק הבא

כעת ברור במה Skill שונה מ-Prompt ומ-Project.

אבל העובדה שתהליך חוזר על עצמו עדיין אינה מספיקה כדי להפוך אותו ל-Skill.

בפרק הבא נבחן:

מתי תהליך מתאים להפוך ל-Skill?

נבדוק אם התהליך יציב, ניתן להסבר, כולל קלט ותוצר ברורים, ניתן לבדיקה ומצדיק את ההשקעה בבנייה ובתחזוקה.

מתי תהליך מתאים להפוך ל-Skill?

לא כל משימה שמבצעים באמצעות כלי בינה מלאכותית צריכה להפוך ל-Skill.

לפעמים Prompt טוב הוא כל מה שנדרש. במקרים אחרים התהליך עדיין משתנה, אינו מוגדר מספיק או תלוי בעיקר בשיקול דעת מקצועי שאי אפשר להמיר לסדרה קבועה של הוראות.

בניית Skill דורשת זמן:

• להבין את התהליך.
• לנסח את ההוראות.
• להכין קובצי עזר ודוגמאות.
• לבדוק מקרים רגילים וחריגים.
• לתקן כשלים.
• לעדכן את הסקיל כאשר התהליך משתנה.

לכן לפני שמתחילים לבנות, צריך לוודא שיש תהליך שבאמת ראוי לשמר.

1. התהליך חוזר על עצמו

הסימן הראשון הוא שהתהליך צפוי להתבצע שוב.

אין צורך שהוא יתרחש בכל יום. גם תהליך שמבוצע פעם בחודש או כמה פעמים בשנה עשוי להצדיק Skill, כאשר הוא:

• דורש זמן רב.
• כולל הוראות רבות.
• מבוצע על ידי כמה אנשים.
• רגיש להשמטת שלבים.
• מחייב שימוש בתבנית קבועה.
• דורש בכל פעם איסוף מחדש של אותם קובצי עזר.

דוגמה מתאימה

לפני כל פגישת לקוח ראשונה בתיק מסוג מסוים, המשרד:

1. ממפה את המסמכים שהתקבלו.
2. בודק אילו מסמכים חסרים.
3. מרכז מועדים והתחייבויות.
4. מסמן סתירות.
5. מכין שאלות לפגישה.
6. מפיק מזכר הכנה במבנה קבוע.

זהו תהליך שחוזר על עצמו ולכן יש היגיון לבחון אותו כ-Skill.

דוגמה שאינה מצדיקה Skill

עורך דין נדרש פעם אחת לסכם מסמך קצר שנשלח אליו.

במקרה כזה Prompt נקודתי כנראה יספיק. אין הצדקה לבנות ולתחזק תהליך קבוע עבור אירוע שלא צפוי לחזור.

שאלה לבדיקה

האם בעוד חודש או בעוד חצי שנה נרצה לבצע את אותה משימה בדרך דומה?

כאשר התשובה שלילית, בדרך כלל אין צורך ב-Skill.

2. לתהליך יש מטרה ברורה

כדי לבנות Skill צריך לדעת מה הוא אמור להשיג.

הגדרה כגון:

לסייע לעורך הדין בעבודה.

רחבה מדי. אי אפשר לדעת מתי התהליך הסתיים או אם הצליח.

מטרה טובה מתארת תוצאה מוגדרת:

לנתח את החומרים שהתקבלו לקראת פגישת לקוח ולהפיק מזכר הכנה הכולל מסמכים חסרים, סתירות, מועדים ושאלות לבירור.

המטרה אינה צריכה להסביר עדיין את כל שלבי הביצוע. היא צריכה להבהיר:

• איזו משימה מתבצעת.
• עבור מי.
• על בסיס איזה סוג חומר.
• מה אמור להתקבל בסוף.

בדיקה פשוטה

נסו להשלים את המשפט:

מטרת התהליך היא לקבל ________, לבדוק ________ ולהפיק ________.

כאשר קשה להשלים את המשפט בלי להשתמש בביטויים כלליים כמו „לעזור”, „לנתח הכול” או „לטפל בתיק”, התהליך עדיין רחב מדי.

3. אפשר להגדיר מה נכנס לתהליך

Skill אינו יכול לעבוד בצורה יציבה כאשר בכל פעם לא ברור איזה חומר הוא אמור לקבל.

הקלט יכול לכלול:

• מסמכים.
• טבלאות.
• טופס שממלא המשתמש.
• מידע שהוזן בשיחה.
• תבנית.
• רשימת דרישות.
• דוגמה לתוצר קודם.
• קובצי עזר קבועים.

אין חובה שהקלט יהיה זהה בכל תיק, אבל צריך לדעת אילו סוגי מידע נדרשים.

דוגמה

בתהליך להכנה לפגישת לקוח ניתן להגדיר:

קלט נדרש

• מסמכי ההתקשרות המרכזיים.
• ההתכתבויות הרלוונטיות.
• פרטי הצדדים.
• תיאור קצר של מטרת הפגישה.

קלט רצוי

• כרונולוגיה קיימת.
• רשימת שאלות קודמת.
• מסמכים משלימים.
• סיכום של הפגישה האחרונה.

מצב המחייב עצירה

• לא הועלה אף מסמך.
• לא ברור מי הלקוח.
• קיימות כמה גרסאות ללא סימון הגרסה העדכנית.
• חסר מידע בסיסי הדרוש להבנת המשימה.

למה זה חשוב?

כאשר הקלט אינו מוגדר, המערכת עלולה:

• להשלים פרטים שלא נמסרו.
• להסתמך על מסמך שאינו הגרסה הנכונה.
• להפיק תוצר חלקי בלי לציין שחסר מידע.
• להניח שהחומר שהועלה הוא כל החומר הקיים.

Skill מתאים יותר כאשר ניתן לומר מראש מה נדרש כדי להתחיל ומה לעשות כאשר הקלט חסר.

4. אפשר להסביר את סדר העבודה

תהליך מתאים ל-Skill כאשר ניתן לתאר את הפעולות המרכזיות שלו בסדר הגיוני.

אין צורך שכל תיק יתנהל באופן זהה. אפשר להגדיר גם ענפים וחריגים:

• כאשר נמצא מסמך מסוג מסוים, בצעו פעולה אחת.
• כאשר המסמך חסר, סמנו חוסר.
• כאשר קיימת סתירה, עצרו.
• כאשר אין סתירה, המשיכו לשלב הבא.

דוגמה

תהליך לבדיקת שלמות של תיק מסמכים יכול לכלול:

1. לזהות את סוג התיק.
2. לקרוא את רשימת המסמכים הנדרשים.
3. למפות את הקבצים שהועלו.
4. להתאים כל קובץ לדרישה.
5. לסמן מסמך חסר.
6. לסמן מסמך שאי אפשר לזהות.
7. לבדוק אם קיימות כמה גרסאות.
8. להפיק רשימת חוסרים והבהרות.

זהו תהליך שניתן לתרגם להוראות.

לעומת זאת, הוראה כגון:

קרא את התיק והחלט מהי האסטרטגיה המשפטית הנכונה.

אינה מתארת תהליך שניתן לקבע בקלות. היא כוללת הכרעה רחבה שתלויה בעובדות, בדין, במטרות הלקוח ובשיקול דעת מקצועי.

מבחן ההסבר לאיש צוות חדש

שאלו:

האם ניתן להסביר לאיש צוות חדש את עיקר התהליך בכמה שלבים ברורים?

כאשר אפילו בעל התפקיד המנוסה אינו יכול להסביר כיצד הוא מבצע את העבודה, מוקדם מדי להפוך אותה ל-Skill.

5. אפשר להגדיר כיצד נראה תוצר מוכן

Skill מתאים כאשר ברור מה הוא צריך להפיק.

התוצר יכול להיות:

• טבלה.
• מזכר.
• רשימת חוסרים.
• כרונולוגיה.
• רשימת שאלות.
• מתווה למסמך.
• דוח השוואה.
• סיכום מובנה.
• אוסף ממצאים עם הפניות למקורות.

לא מספיק לומר:

הפק תוצאה טובה ומקצועית.

צריך להגדיר מה אמור להופיע בתוצאה.

דוגמה

מזכר הכנה לפגישת לקוח יכול לכלול:

1. מטרת הפגישה.
2. רשימת החומרים שנבדקו.
3. תמונת מצב עובדתית.
4. מסמכים חסרים.
5. סתירות ופערים.
6. מועדים מרכזיים.
7. שאלות לבירור.
8. נושאים המחייבים החלטת עורך הדין.

כאשר המבנה ידוע, ניתן לבדוק אם התוצר שלם.

סימן טוב להתאמה

כאשר שני אנשים במשרד יכולים להסתכל על התוצר ולהסכים אם כל החלקים הנדרשים קיימים, יש בסיס טוב לבניית Skill.

6. אפשר להגדיר מה נחשב ביצוע מוצלח

מבנה תוצר ברור אינו מספיק. צריך לדעת גם כיצד בודקים את האיכות.

לדוגמה, כרונולוגיה יכולה להיראות מסודרת אבל לכלול:

• תאריכים שגויים.
• אירועים ללא מקור.
• מידע שחוזר פעמיים.
• ערבוב בין מועד המסמך למועד האירוע.
• מסקנות שהוצגו כעובדות.

לכן יש להגדיר קריטריונים לבדיקה.

קריטריונים אפשריים

• כל אירוע מקושר למסמך.
• אין תאריך ללא ציון מקור.
• תאריך משוער מסומן כמשוער.
• סתירות אינן מוכרעות ללא אישור.
• מידע חסר מסומן במפורש.
• כל חלקי התוצר הושלמו.
• לא נוספה עובדה שאינה מופיעה בחומר.
• התוצר עומד בתבנית שקבע המשרד.

שאלה לבדיקה

האם אדם אחר יוכל לבדוק את התוצר לפי רשימת דרישות, בלי להסתמך רק על תחושה כללית?

כאשר אין דרך להגדיר הצלחה או כשל, קשה לבדוק ולשפר את הסקיל.

7. קיימות טעויות חוזרות שכדאי למנוע

Skill עשוי להיות מועיל במיוחד כאשר בתהליך חוזרות אותן בעיות.

לדוגמה:

• שוכחים לציין מקור.
• לא מבחינים בין גרסאות.
• מדלגים על מסמך מסוג מסוים.
• מציגים טענה של צד כעובדה.
• לא מסמנים מידע חסר.
• משמיטים סעיף קבוע מן התוצר.
• ממשיכים למרות סתירה.
• משתמשים בתבנית ישנה.

כאשר מכירים את הטעויות החוזרות, ניתן להפוך אותן להוראות ולבדיקות.

דוגמה

אם במזכרי הכנה נשמטת שוב ושוב רשימת המסמכים החסרים, אפשר להגדיר:

אין להשלים את המזכר לפני שנוצר סעיף נפרד בשם „מסמכים חסרים”. כאשר לא זוהו חוסרים, יש לציין במפורש שלא זוהו חוסרים על בסיס החומר שהועלה.

כך ה-Skill אינו רק מבצע את התהליך. הוא גם מזכיר בדיקות שאנשים עלולים לשכוח.

8. אפשר להגדיר גבולות ונקודות עצירה

תהליך מתאים ל-Skill כאשר ברור:

• מה המערכת רשאית לבצע.
• מה אסור לו להחליט.
• מתי עליו לעצור.
• מתי נדרש מידע נוסף.
• מי צריך לאשר את המשך העבודה.

דוגמאות לנקודות עצירה

• חסר מסמך מרכזי.
• לא ברור מי הצדדים.
• קיימות שתי גרסאות סותרות.
• נדרשת קביעה משפטית.
• המידע עשוי להיות חסוי במיוחד.
• התוצר עומד להישלח ללקוח.
• יש צורך לבחור בין כמה דרכי פעולה.
• הפעולה עלולה לשנות מידע או מסמך.

רמת סיכון גבוהה אינה שוללת בהכרח בניית Skill. היא מחייבת תכנון זהיר יותר, יותר נקודות עצירה ובקרה אנושית ברורה.

הבחנה חשובה

Skill אינו מתאים רק למשימות שהמערכת יכולה לבצע מתחילתן ועד סופן ללא התערבות.

לעיתים Skill טוב הוא דווקא תהליך שיודע מתי לא להמשיך.

9. יש בעלים לתהליך

Skill משרדי צריך אדם או בעל תפקיד שאחראי עליו.

בעל התהליך אינו חייב לכתוב את הקבצים בעצמו. תפקידו הוא לדעת:

• מהו הנוהל הנכון.
• מי רשאי להשתמש בו.
• אילו מקורות מאושרים.
• מה צריך לעדכן.
• מי בודק את התוצאות.
• מתי הגרסה אינה תקפה עוד.

ללא בעלים, קשה לדעת:

• מי מאשר שינוי.
• מי מטפל בכשל.
• מי בודק שההוראות עדיין נכונות.
• מי מחליט איזה קובץ הוא הגרסה המאושרת.

שאלה לבדיקה

מי במשרד רשאי לומר שה-Skill משקף נכון את תהליך העבודה?

כאשר אין תשובה ברורה, התהליך עדיין אינו מוכן להפצה מסודרת.

10. המקורות וקובצי העזר ניתנים להגדרה

כאשר התהליך נשען על חומר מקצועי, צריך לדעת מהו מקור מאושר.

לדוגמה:

• תבנית רשמית של המשרד.
• רשימת בדיקה שאושרה.
• נוהל פנימי.
• טופס עדכני.
• מאגר משפטי מוסמך.
• מסמכים שהועלו לתיק.
• מקור חיצוני שנדרש לאימות.

תהליך אינו בשל ל-Skill כאשר כל משתמש בוחר בכל פעם מקורות אחרים ואין הסכמה מה נחשב מקור נכון.

דוגמה

אם תהליך בדיקת עסקה נשען על רשימת מסמכים, צריך לדעת:

• היכן נמצאת הרשימה המאושרת.
• מי מעדכן אותה.
• מהו מספר הגרסה.
• האם יש רשימות שונות לסוגים שונים של עסקאות.
• מה קורה כאשר המסמכים שהתקבלו אינם מתאימים לרשימה.

11. התהליך יציב מספיק לתחזוקה

תהליך אינו חייב להיות קבוע לנצח. הוא צריך להיות יציב מספיק כדי שההשקעה בבנייה לא תאבד את ערכה מיד.

תהליך יציב יחסית

• השלבים המרכזיים מוסכמים.
• התבנית אינה משתנה בכל שבוע.
• החריגים העיקריים מוכרים.
• יש דרך לעדכן את ההוראות כאשר נדרש שינוי.

תהליך שאינו יציב

• כל אדם מבצע אותו אחרת.
• הנוהל עדיין נמצא בדיון.
• כל תיק משנה לחלוטין את סדר הפעולות.
• התבנית משתנה לאחר כל שימוש.
• אין הסכמה מהו תוצר נכון.
• מקור המידע המרכזי עומד להשתנות.

במצב כזה עדיף להמשיך לעבוד עם Prompts ולתעד את הלמידה. לאחר שהתהליך יתייצב, ניתן יהיה להפוך אותו ל-Skill.

מבחן ההתאמה המהיר

בחרו תהליך אחד שחוזר בעבודתכם וענו על השאלות הבאות:

כיצד מפרשים את התוצאה?

רוב התשובות הן „כן”

התהליך עשוי להתאים ל-Skill. השלב הבא יהיה לתעד אותו בצורה מסודרת במסגרת מדריך 2.

יש כמה תשובות „חלקית”

ייתכן שהתהליך מתאים, אך נדרשת עבודת אפיון לפני הבנייה. למשל:

• להגדיר את התוצר.
• להסכים על סדר הפעולות.
• לקבוע מי הבעלים.
• לבחור מקורות מאושרים.
• להוסיף נקודות עצירה.

קיימות תשובות „לא” בנושאים מרכזיים

כאשר אין מטרה ברורה, אין דרך לבדוק את התוצאה או אין סדר פעולות מוסכם, מוקדם מדי לבנות Skill.

אין צורך לוותר על הרעיון. אפשר תחילה לייצב את התהליך.

דוגמה לתהליך שמתאים ל-Skill

הכנה לפגישת לקוח

מדוע הוא מתאים?

• הוא חוזר בתיקים רבים.
• ניתן להגדיר את החומרים הנדרשים.
• יש סדר בדיקה ברור.
• התוצר הוא מזכר הכנה.
• ניתן לבדוק אם כל החלקים הושלמו.
• קיימות טעויות חוזרות, כגון השמטת מסמכים או מועדים.
• ניתן להגדיר מצבים שמחייבים עצירה.
• עורך הדין נשאר אחראי למסקנות ולהחלטות.

מה ה-Skill אינו עושה?

• אינו מחליט מהי האסטרטגיה.
• אינו קובע איזו גרסה עובדתית נכונה.
• אינו מוסר את המזכר ללקוח.
• אינו מחליף את בדיקת עורך הדין.

זהו שילוב מתאים בין תהליך מובנה לבין שיקול דעת אנושי.

דוגמה לתהליך שרק חלק ממנו מתאים ל-Skill

הערכת סיכויי תביעה חדשה

ההכרעה הכוללת עשויה להשתנות מאוד בין מקרה למקרה ותלויה:

• בעובדות.
• בראיות.
• בדין.
• במהימנות.
• במטרות הלקוח.
• בסיכונים.
• בשיקול דעת משפטי.

לכן לא נכון לבנות Skill שמבטיח לקבוע את סיכויי התביעה.

עם זאת, חלקים תומכים בתהליך יכולים להתאים:

• מיפוי המסמכים.
• בניית כרונולוגיה.
• חילוץ טענות.
• זיהוי חוסרים.
• הכנת שאלות לבירור.
• הפרדה בין עובדות מתועדות לבין טענות.
• הפקת מזכר חומרי רקע.

ה-Skill יכול להכין את התשתית. עורך הדין מבצע את ההערכה המשפטית.

תיבת סיכום

תהליך מתאים ל-Skill כאשר אפשר להגדיר:

1. מטרה - מה מנסים להשיג.
2. קלט - מה נדרש כדי להתחיל.
3. שלבים - כיצד מבצעים את העבודה.
4. תוצר - מה צריך להתקבל.
5. בדיקה - כיצד יודעים שהתוצאה עומדת בדרישות.
6. גבולות - מה המערכת אינה רשאית להחליט.
7. עצירות - מתי נדרשת התערבות אנושית.
8. בעלות - מי אחראי לעדכון ולאישור.

לא נדרשת שלמות מוחלטת לפני תחילת האפיון. אבל צריך להיות תהליך בסיסי שאפשר לתאר, לבקר ולשפר.

מעבר לפרק הבא

גם תהליך שחוזר על עצמו אינו תמיד מתאים לבניית Skill.

בפרק הבא נבחן את הצד השני של ההחלטה:

מתי לא נכון לבנות Skill?

נזהה משימות חד-פעמיות, תהליכים עמומים או משתנים, מצבים שאין בהם דרך לבדוק את התוצאה ומשימות שעיקרן הכרעה מקצועית שאי אפשר לתרגם לכללים ברורים.

07

מתי לא נכון לבנות Skill?

יש מצבים שבהם Skill הוא הכלי הלא נכון, או שהזמן לבנות אותו עדיין לא הגיע.

• משימה חד-פעמית: היא אינה צפויה לחזור בעתיד הנראה לעין.
• משימה עמומה: עדיין לא ברור אפילו לבעלי המקצוע כיצד נכון לבצע אותה.
• תהליך שאינו מוסכם: אנשי המשרד עובדים בשיטות שונות ואין עדיין נוהל מאושר.
• הכרעה משפטית מהותית: עיקר העבודה הוא בחירה מקצועית ייחודית בכל מקרה.
• שונות גבוהה מדי: התהליך משתנה כמעט לחלוטין מתיק לתיק.
• אין דרך לבדוק את התוצאה: לא ניתן להגדיר עובדות, מקורות או קריטריונים לביצוע תקין.
• התהליך משתנה במהירות: התחזוקה עלולה להיות תכופה יותר מן התועלת.
• אין בעלים: איש אינו אחראי לאישור, לעדכון ולטיפול בכשלים.
• אסור להזין את המידע: מדיניות המשרד או תנאי השימוש אינם מאפשרים להעביר את החומר למערכת.

החלטה "לא עכשיו" אינה סופית. תהליך עמום עשוי להתבהר לאחר כמה חודשי עבודה ותיעוד, ואז להפוך למועמד מתאים.

08

דוגמאות מתהליכי עבודה במשרד

בכל הדוגמאות הבאות ה-Skill מבצע את החלק המבני והחוזר. עורך הדין נשאר אחראי לפרשנות, לאסטרטגיה ולתוצר הסופי.

09

ברירת המחדל הבטוחה ובחירת התהליך להמשך

הדרך המקצועית להתחיל אינה לחפש Skill מורכב שמישהו אחר בנה, אלא לבחור תהליך שאתם מכירים היטב ויודעים כיצד לבדוק את התוצאה שלו.

בחרו Skill ראשון קטן וממוקד

Skill ראשון טוב אינו צריך לפתור את כל עבודת המשרד. עדיף לבחור תהליך:

• שחוזר על עצמו.
• שאינו דורש קוד או חיבור למערכות חיצוניות.
• שאפשר לבדוק על מידע מומצא.
• שהתוצר שלו ברור.
• שיש בו נקודת עצירה לפני כל הכרעה מקצועית.
• שבעל התהליך יודע לזהות מיד אם התוצאה תקינה.

המשימה שלכם לפני מדריך 2

מה הושלם: הבנתם מהו Skill, מה גבולותיו, במה הוא שונה מ-Prompt ומ-Project וכיצד לבחור תהליך מתאים. במדריך 2 נהפוך את התהליך שבחרתם למסמך אפיון מסודר.

התוצר שמכינים במדריך

במדריך הזה לא כותבים עדיין את קובץ ה-Skill ולא מעלים ZIP. התוצר הוא מסמך אפיון מלא שמגדיר את התהליך המקצועי לפני האריזה הטכנית.

מקרה הבוחן לאורך המדריך הוא Skill לבניית כרונולוגיה משפטית ממסמכים.

מדוע מאפיינים לפני שבונים?

הקובץ אינו נקודת ההתחלה. נקודת ההתחלה היא תהליך עבודה מקצועי שניתן להסביר, לבדוק ולתחזק. כאשר מתחילים לכתוב מיד, עלולות להיווצר הוראות ארוכות אך לא עקביות, והצוות מתקשה לדעת מהי הגרסה המאושרת.

ארבע שאלות שמחלצות את הידע מהראש

מסמך האפיון שבמדריך הזה כולל שדות רבים, ומול עמוד ריק קשה להתחיל. ארבע השאלות שלהלן הן הדרך המהירה ביותר להוציא את החומר החוצה. אין צורך לענות עליהן יפה. ענו עליהן כפי שהייתם עונים לקולגה במסדרון, ורשמו הכול.

לכל שאלה יש תפקיד מוגדר: התשובה שלה הופכת לחלק מסוים בסקיל. אתם עונים על ארבע שאלות בשפה חופשית, והתשובות מתפזרות לבדן על פני הפרקים שבהמשך.

לאן הולכת כל תשובה

אין צורך לסדר את התשובות בעצמכם. הטבלה מראה לאן כל אחת מתגלגלת בהמשך המדריך:

כך נראות התשובות בתחומים שונים

הדוגמאות שלהלן נאספו מעורכי דין מתחומים שונים. הן אינן רשימת בדיקה מחייבת ואינן תחליף לשיקול דעת מקצועי. תפקידן להראות את רמת הפירוט שאליה צריך להגיע.

תיאור תהליך העבודה הקיים

כתבו כיצד העבודה מתבצעת היום בפועל, לא כיצד הייתם רוצים שתתבצע. המטרה היא לחשוף ידע שנמצא בזיכרון של אנשי הצוות, מעברים בין אנשים וכלים, וטעויות שחוזרות.

בתהליך הכרונולוגיה, לדוגמה, עורך הדין או המתמחה מקבלים מסמכים, מזהים גרסאות, מחלצים אירועים ותאריכים, מקשרים כל אירוע למקור, מסמנים חוסרים וסתירות ומפיקים טבלה לבדיקה.

בחירת תהליך אחד ומיקוד ההיקף

בחרו תהליך אחד, לא תחום עבודה שלם. "ניהול ליטיגציה" רחב מדי. "בניית כרונולוגיה מתוך מסמכי תיק" הוא תהליך ממוקד.

הגדירו מה בתוך ההיקף

• איזה סוג קלט נבדק.
• איזה סוג תוצר מופק.
• באיזה שלב התהליך מתחיל ומסתיים.

הגדירו מה מחוץ להיקף

• הכרעה משפטית.
• בחירת אסטרטגיה.
• שליחת תוצר ללקוח.
• פעולה במערכת חיצונית.

ניסוח מטרת התהליך

מטרה טובה מתארת מה מתקבל, מה נבדק ומה מופק. השלימו:

לדוגמה: לקבל מסמכי תיק, לחלץ מתוכם אירועים ותאריכים עם הפניות למקור, ולהפיק כרונולוגיה מסודרת המסמנת חוסרים וסתירות.

המשתמש, בעל התהליך והמאשר

יש להבחין בין שלושה תפקידים:

לעיתים אותו אדם ממלא את שלושת התפקידים. במשרד גדול הם עשויים להיות נפרדים.

הגדרת הקלט והמקורות המורשים

קלט חובה

המידע שבלעדיו אי אפשר להתחיל.

קלט רצוי

מידע שמשפר את התוצאה אך אינו תנאי להתחלה.

מקורות מורשים

הגדירו באילו קבצים, תבניות או מאגרים מותר להשתמש ומה דורש אימות חיצוני.

הגדרת התוצר ומבנהו

אל תסתפקו ב"דוח מקצועי". פרטו את חלקי התוצר, הסדר ורמת הפירוט.

קריטריוני קבלה

• כל אירוע מקושר למקור.
• תאריך משוער מסומן כמשוער.
• סתירות אינן מוכרעות ללא אישור.
• לא נוספה עובדה שאינה מופיעה בחומר.

עובדה, טענה, השערה, סתירה וחוסר

תהליך משפטי חייב להשתמש בשפה אחידה לסיווג מידע. בלי סיווג, טענה של צד עלולה להיראות כעובדה, והשלמה אפשרית עלולה להיראות כממצא.

מיפוי שלבי העבודה

כתבו את התהליך כפי שהוא מתבצע בפועל, לא כפי שהייתם רוצים שיתבצע.

1. קליטת הקבצים ובדיקת קריאות.
2. זיהוי מסמכים, גרסאות וטווחי תאריכים.
3. חילוץ אירועים ומקורות.
4. איחוד כפילויות בלי למחוק הבדלים.
5. סידור כרונולוגי.
6. סימון חוסרים וסתירות.
7. הפקת טבלה ובדיקת שלמות.

כאשר קיימים ענפים, כתבו תנאי: "אם קיים תאריך מלא - פעל כך; אם קיים חודש בלבד - פעל אחרת".

טיפול בקלט חסר, עמום או סותר

במקום לאפשר למערכת להשלים פרטים, הגדירו התנהגות מפורשת.

• חסר: לסמן את הפריט החסר ולבקש השלמה.
• עמום: להציג את האפשרויות בלי לבחור ביניהן.
• סותר: להציג את שתי הגרסאות ואת מקורותיהן.
• בלתי קריא: לציין שלא ניתן לחלץ בבטחה.

כללים שאסור ל-Skill להפר

איסור טוב מתאר התנהגות שאפשר לראות ולבדוק, לא סיסמה כללית.

• אין להמציא תאריך, מסמך, מקור או פרט שלא נמסר.
• אין ליישב סתירה בין מקורות ללא החלטת עורך דין.
• אין להציג טענה כעובדה.
• אין להסיק מסקנה משפטית סופית.
• אין להמשיך כאשר חסר קלט שהוגדר כחובה.
• אין לשלוח תוצר או לשנות קובץ מקור ללא אישור מפורש.

כל אחד מן הכללים האלה צריך להופיע גם במסמך האפיון וגם במקרי הבדיקה.

נקודות עצירה וסמכות אנושית

נקודת עצירה היא מצב שבו התהליך אינו ממשיך כאילו הכול תקין.

• חסר מסמך מרכזי.
• קיימות שתי גרסאות סותרות.
• נדרשת קביעה משפטית.
• התוצר עומד להישלח מחוץ למשרד.
• קיימת פעולה בלתי הפיכה.
• המידע רגיש במיוחד או חורג מהמדיניות.

בניית מקרי בדיקה לפני הכתיבה

מקרי הבדיקה קובעים כיצד נדע שה-Skill באמת עובד.

מטריצת בדיקות מינימלית

לפני המעבר לבנייה הכינו לפחות שלוש בדיקות הפעלה, שלוש בדיקות אי-הפעלה ושלוש בדיקות איכות.

סיווג סיכון ותלויות

לפני הבנייה קובעים אם התהליך דורש רק הוראות וקובצי עזר, או גם קוד, רשת, Connectors, MCP או הרשאות נוספות.

מקרה הבוחן נבנה בגרסת בסיס ללא קוד, ללא חיבור לרשת וללא חומר לקוח אמיתי.

מילוי מסמך האפיון

שמרו את המסמך לצד קובצי ה-Skill. הוא מסביר מדוע ההוראות נכתבו כך ומקל על עדכונים.

הפרומפט להעברת האפיון לשלב הבנייה

במדריך 3 נשתמש בפרומפט הזה כדי לעבור מהאפיון לקבצים.

שער המוכנות לבנייה

• התהליך ממוקד וחוזר.
• המטרה, הקלט והתוצר מוגדרים.
• שלבי העבודה מוסכמים.
• החריגים ונקודות העצירה כתובים.
• ידוע מי בעל התהליך ומי מאשר.
• קיימים מקרי בדיקה.
• המידע המיועד לבדיקה מומצא או מאושר.