הקמת מנוי Business ב-ChatGPT: הזמנת משתמשים והקשחת הגישה

כאן מתחיל החשבון של המשרד. תראו מי יוצר את הארגון, ומה חשוב לבדוק במסך הרכישה לפני שמשלמים.

את מנוי Business יוצרים מתוך חשבון ChatGPT קיים, ומי שרוכש אותו מקבל בו תפקיד Owner.

בחרו שם ארגון ברור שהמשתמשים יזהו מיד. שם כללי מקשה לזהות אם עובדים ב-Personal או בסביבת המשרד.

במסך הרכישה בדקו:

• שם הארגון.
• מספר המושבים (לפחות 2).
• Standard מול Premium.
• חיוב חודשי או שנתי.
• פרטי החיוב.

טבלת המחירים והמושבים כבר מוצגת במדריך 1 (סעיף 3). מסך הרכישה בפועל מציג את אותם נתונים, מותאמים לארגון שלכם.

בעל החשבון הוא מי שמנהל את החיוב, את ההרשאות ואת ההגדרות של המשרד. בסעיף הזה תדעו איפה רואים מי זה, ולמה חשוב שזה יהיה מישהו מהמשרד.

עברו אל:

Workspace settings > Members

בעמודה Role רואים את התפקיד של כל אחד מחברי הארגון, וכך בודקים מי מוגדר כ-Owner.

טיוטה: ממתיןצילום Workspace settings > Members, עמודת Role

בארגון אחד יכולים להיות כמה Owners.

המלצת Legal Mind היא שהבעלות תישאר אצל המשרד ולא אצל ספק טכנולוגי.

זה הצעד שכל המעבר תלוי בו. תבינו למה ההזמנה חייבת להישלח בדיוק לכתובת שכבר מחוברת לחשבון הקיים.

זהו הצעד שכל המעבר תלוי בו, ולכן חשוב להבין למה הוא נדרש.

הסיבה המרכזית

מה הצעד הזה לא עושה

הוא לא מחליף את הכתובת שלכם ולא הופך אותה לכתובת עסקית. הכתובת נשארת בדיוק כפי שהיא.

מה שקורה בפועל הוא שאותה כתובת מחזיקה מעכשיו שתי סביבות נפרדות זו מזו:

• Personal: החשבון האישי שהיה לכם עד היום, על כל תוכנו.
• Business: סביבת המשרד, עם ההרשאות והניהול הארגוני.

המעבר ביניהן נעשה בתפריט, והן אינן מתערבבות. סעיף 7 להלן מסביר איך לזהות בכל רגע באיזו מהן אתם נמצאים, לפני שפותחים מסמך של לקוח.

ב-ChatGPT Business לא רק המנהלים יכולים להזמין אנשים. כאן תראו מי מורשה לעשות מה, ומה זה אומר על האחריות של המשרד.

ב-ChatGPT Business, כל חבר בארגון יכול להזמין חברים נוספים, ו-OpenAI כותבת שכרגע אי אפשר להגביל זאת. רק Owner יכול לבחור תפקיד וסוג מושב בהזמנה ולשנות תפקידים. Admins וחברים מזמינים חבר רגיל (Member) בסוג המושב שנקבע כברירת מחדל. Admins ו-Owners יכולים לבטל הזמנות ממתינות.

עמדת Legal Mind

צעד אחרי צעד: איפה שולחים הזמנה, מה ממלאים, ומה קורה לחיוב כששולחים אותה.

עברו אל:

Workspace settings > Members > Invite member

הזינו כתובות דוא"ל מלאות. Owner בוחר לכל הזמנה תפקיד וסוג מושב, ואילו Admins וחברים מזמינים Member בסוג המושב שנקבע כברירת מחדל. בדקו את סוג המושב ושלחו את ההזמנות.

טיוטה: ממתיןצילום חלון ההזמנה: (1) שדה הכתובת, (2) תפקיד, (3) סוג מושב

שליחת הזמנה לא קונה מושב ולא שומרת אותו. הבדיקה אם יש מושב פנוי נעשית כשההזמנה מתקבלת. מצד שני, בתחילת כל מחזור חיוב משלמים על כל המושבים שנרכשו, גם אם אף אחד לא שובץ בהם.

עכשיו עוברים לצד השני. תראו מה המוזמן רואה, ובמה הוא בוחר כשיש לו כבר חשבון אישי.

המשתמש פותח את ההזמנה, בודק את שם הארגון ונכנס באמצעות אותה כתובת שאליה נשלחה ההזמנה.

כשכבר קיים באותה כתובת חשבון אישי, בחרו להשאיר אותו נפרד.

טיוטה: ממתיןצילום פתיחת ההזמנה

טיוטה: ממתיןצילום מסך הבחירה: להשאיר נפרד

אחרי ההצטרפות יש לכם שתי סביבות באותו חשבון. בסעיף הזה תלמדו לעבור ביניהן ולזהות בכל רגע איפה אתם, לפני שפותחים מסמך של לקוח.

ברשת, פתחו את תפריט הפרופיל ובחרו את הסביבה. בנייד, עוברים דרך סרגל הצד.

לפני פתיחת מסמך של לקוח, בדקו שאתם בסביבת Business ולא בסביבת Personal.

טיוטה: ממתיןצילום תפריט המעבר: (1) סביבת Business הפעילה, (2) Personal עדיין קיים

בצעו שיחת ניסיון ללא מידע של לקוח, עברו ל-Personal וחזרו ל-Business. כך המשתמש לומד שהסביבות נפרדות.

לפני שממשיכים למדריך 3, מוודאים שהארגון מוכן ושכל משתמש יודע איפה הוא עובד.

• הארגון הוקם, ומי שרכש אותו מוגדר Owner.
• ה-Owner נמצא בשליטת המשרד.
• כל משתמש הוזמן בדיוק בכתובת שמחוברת לחשבון שלו.
• המשרד מודע לכך שכל חבר יכול להזמין חברים נוספים.
• המשתמש הוזמן דרך Members.
• התפקיד והמושב נכונים.
• המשתמש בחר להשאיר את החשבון האישי נפרד.
• המשתמש יודע לעבור בין Personal ל-Business.
• החשבון האישי עדיין קיים ולא מוזג.